작성일: 2002/08/04 작성자: 오파니
딱히 할일이 날짜에 관계된 것이 아닌 무작정 해야 하는 것이라면 그 리스트가 무분별하게 늘어나더군요. 어떤게 더 중요하고 어떤걸 덜 중요한지를 정하는 일은 정말 쉽지 않은 문제더군요.
그래서 그 우선순위 1부터 5까지를 제 나름대로 이용하는 방법을 소개할까 합니다. 숫자에 따른 음을 이용해서 외우기 쉽게 나름대로 생각두 했구요.
1. '일' '일인칭' 내가 해야 할일을 적으면 되죠. 다른거에 비해서 우선순위가 중요하고 기간내에 해야하는 일이라면 '1'으로 지정하시면 되죠. 예) 편지발송하기, 지붕수리하기, 전자렌지 고쳐놓기 등등
2. '이' '두명' 사람에 관련된 일이라면 2로 분류하죠. 누군가에게 돈을 줘야한다거나 물건을 줘야 한다거나..꼭 해야 할말이 있다거나.. 인간관계에 관한 일은 "2"로 분류하는거죠.누군가 만난다면 '2'를 잠시 읽으면 가끔 잊는 일도 없구요. 예) 개똥이한테 500원 갚기, 말자에게 술한잔 하자고 말하기
3. '작심삼일' 해야하는 일임에두 시간이 지나면 흐지부지 되버리기 쉬운 것들을 여기에 적어두면 되더군요. 하루이틀에 되지 않구 오랜 시간이 걸리더라도 꼭 해야 하는 것들을 '3'으로 분류하고 삼일에 한번씩 보면서 기억을 되살리면 되는거죠. 예) 내 홈페이지 만들기, 틈틈히 영어단어 외우기, 영숙이에게 '사랑해'라고 말하기.
4. "사" "사는것" 자본주의에 사는 이상 살것이 너무 많더군요. 쇼핑리스트가 필요한 사람도 있겠지만 가끔씩 머가 필요해서 살것이 있으면 여기 적어놨다가 나갈일이 있을때 참조하면 되더군요. 그리고 빌리는것도 이쪽으로 분류하면 편리하죠. 예) 건전지 사기( 문방구), 스타워즈2 빌리기(비디오샵), 삼국지 빌리기(도서관), 반창고 구하기(약국)
5. 다른 개인 용도로 쓰시라고 비웠음.^^
[할일] 할일은 일종의 목록표입니다. 출근하면 오늘 할일은 뭐뭐뭐 이런식으로 Post-It이나 종이한장에 정리하는 분들이 있습니다. 사용하기에 따라서는 책상위에 나비처럼 펄럭이는 Post-It의 대용이 될수도 있고, 정말 일목요연한 다이어리의 축소판의 기능도 할수 있습니다.
[1]. 어떤 것에 "할일"을 적용 해볼까요?
--- 오늘/내일/다음주 등으로 마감이 정해진 해야될 일. 하지만 언제라고 상대와의 엄수해야 하는 약속이 정해지지는 않은 일. --- 장차 해보고 싶지만, 언제라고 못박히지는 않은 소망들.
즉, 꼭 일정이 못박혀 있지 않은 다수의 사항들이 일정과 달리
할일에서 사용되는 겁니다.
예를 들어, 다음 주말저녁에는 쇼핑을 해야겠다. 그리고 거기서 물건을 뭐뭐뭐를 사야겠다라고 해보죠. 그럼 다음주말 쇼핑은 [잠정적이지만] 결정된 사항이니깐... 일단 일정으로 가야겠군요. 자 그럼 체계적인 분들은 여기에다가 몇가지를 붙이시겠죠. 사전가격조사... 이건 다음주까지만 하면되는 거니 할일에 들겠죠. 이런식입니다.
--- 또, 신년이 들어서 내가 해보고 싶은 일을 적는 다고 합시다. 가령, 재테크로 XXXXX원 종자돈 마련. 직장에서의 어떠어떠한 분야에서 무슨 기능을 습득하겠다. 대학원의 진학/유학을 위해 성적을 어떻게 하겠다. 12월까지 토익점수 50점 향상 이라던가, 하여간에 구체적으로 올해를 맞이하면서 생각한 것들을 말입니다. 이런 것들은 정말 할일에 들어가겠죠?
[2]. "중요도"는 어떻게 사용하는 걸까요?
같은 일이라도 급한것, 중요한것이 잇겠지요. 프랭클린식의 구분에 의하면 4종류가 있습니다. (1) 긴급하면서 중요한것, (2) 긴급하지 않으나 중요한것, (3) 긴급하나 중요하지 않은것, 예) 쓸데없는 전화 응대 (4) 긴급하지 않으면서 중요하지 않은것. 예) 시간 때우기
결국 시간관리라는 것은 긴급하면서 중요한것을 적절히 처리하면서,
개인에 투자할수 있는 (2)의 사항을 (3),(4)에서 이끌어 내는 데에 있다고 하겠습니다.
셀빅에는 3개의 중요도가 있으니 각각 1,2,3으로 적어보기로 하죠.
(4)번의 경우에는 마음속에서 셀빅에서 삭제해 버리는게 필요하겠죠? 
[3] 어떤 식으로 "그룹"을 관리 해야 할까요?
아무리 하고 싶은 것들을 늘어 놓아도 구체적으로 사용하지 않는 다면 소용이 없겠지요? 보통 셀빅에서 기본제공하는 그룹명에는 1. 업무, 2. 개인 3. 비분류가 있죠.. 그런데 이건 현대인들에게는 별로 그리 적당한 분류는 아닌것 같습니다. 자신만의 분류를 한번 사용해 보십시오.
참고로 제가 사용하는 할일에는 이런 분류를 사용합니다. 1. Long Term --- 길게 보는 제 목적들입니다.
주로 1년이상의 것들 인생에서 이루고자 하는 목표들을 적어 놓죠.
2. Mid Term --- 한두달에서 1년정도의 목표를 적어넣은 겁니다.
주로 Long Term에서 파생되는 좀더 구체화된 목표들입니다.
3. 주간 --- 그주간 동안에 하고 싶은 일입니다.
[꼭 주간이라기 보다는 더 단기간 동안에 하고 싶은 일입니다] 직장인이라면 회의에서 결정된 일일수도 있고, 학생이라면 이번주에 끝내고 싶은 진도일수도 있겠죠.. 아무튼 전 개인/업무의 구분을 하지 않습니다.4. 오늘 --- 오늘 해버려야 할 일들입니다.
[4] 마지막으로
(계획-->시행-->평가)의 사이클. 적절한 할일을 만들었으면 시행을 해야겠죠. 사실 이게 젤 중요하죠. 언제나 마음속에서 각성을 해야겠죠.. 기계가 알려주는 시점에서야 아~하고 생각을 하면 늦습니다. 그리고 시행을 한다면 다시한번 평가를 해보십시오. 평가는 다음번의 계획시에 중요한 진전을 가질수 있는 도움을 줄겁니다.
PS. 프랭클린플래너같은 프로그램/도서을 한번 보시면 많은 도움이 되시리라 믿습니다
가만히 생각해보니 저에게 있어 PDA는 백업할 수 있는 메모지의 용도가 가장 큰 것 같습니다. 그 이상의 의미는 늘 가지고 다니는 노트북으로 해결하기 때문에..
그래서, 그 다음으로 많이 쓰게 되는 할 일에 대해 얘기해 볼까 합니다. 그동안 자주 쓰고는 있었지만, 생각보다 그다지 잘 사용했다고는 생각이 들지 않구요. 얼마 전부터 이렇게 분류를 하고.. 썩 만족하고 있습니다.
이곳 저곳 철새처럼 왔다 갔다하는 저의 생활패턴에 국한하지요.
우선,
시간적 구속을 가지는 일은 모두 일정으로 돌렸습니다. (예전에는 거의 사용하지 않고 옥션에서 경매시간이나 기입할 때 많이 썼죠. 셀핌스가 나온 이후로 제대로 사용할 수 있게 되었습니다)
그리고, 공간적인 구속을 가지는 일을 위주로 할일의 구성을 꾸몄습니다.
할일을 보면 두 가지 분류법이 있습니다. (완료일 순도 있습니다만, 일을 기입해서 졍렬하는게 번거롭기 때문에.. ) 하나는 그룹을 정해주는 것이고, 하나는 중요도. 그런데 저의 쓰임에는 중요도를 정할 일이 그리 많지 않아 보통은 한 눈에 보이더군요. 그래서 중요도란 개념을 없앴습니다.
그룹은 공간명을 지정합니다. 그러니까, "집1-집2-공장-경산-시내-....-사람" (사람은 친구를 포함하여 약속은 없지만 조만간에 만나야할 사람이지요)
그리고, 중요도는 이렇게 구분합니다. 1 - 그 장소에서 해야하는 일 2 - 그 장소로 이동할 때 챙겨야 하는 일(것) 3 - 그 장소에서 나올 때 챙겨야 하는 일(것)
이렇게 해서 분류법에 맞추어 정리를 하면 할일 리스트를 중요도 순 정렬을 하면 전체 목록은 이렇게 나오지요. 1 1 1 1 2 2 2 2 2 3 3
할일이 그다지 많지 않을 때는 목록이 바로 보이니 큰 문제는 없고, 거저 1-번 조만간에 해야할 일들이 눈에 뜨여 기억을 상기시켜 줍니다.
그리고, 어느 장소를 이동하게 될 경우, 습관적으로 할일을 보게 되면 2,번과 3번을 보게되면 챙겨야 할 것들이 떠올라서 챙기게 됩니다. 물론, 그룹별로 보게되면 더 상세하게 볼 수 있어 좋습니다만, 전체 보기에서도 2,3번이 눈에 바로 들어오기 때문에 굳이 번거롭게 그룹을 지정하지 않아도 되구요.
현대인들은 정녕 바쁘게 살기 위해 태어났을까? 임직원들을 위한 특강에서 “여러분들 중에서 바쁘지 않는 사람이 있는가?”고 물으면 모두들 “바빠 죽겠다”고 대답한다. 특히 새 천년의 시작인 금년 1년은 엄청 바빴다고들 한다.
나는 또 “여러분들이 그렇게 바쁘셨다면 5년 후가 되어 지난 1주일을 돌이켜 보았을 때 ‘그것은 꼭 했어야 되!’라고 생각되는 일이나 활동을 10가지 이상 말할 수 있는 분이 있느냐?”고 물으면 대부분이 손을 들지 못하고 망설인다. 손을 든 한두 명도 10가지를 한번 손꼽아 보라고 하면 대여섯 가지 밖에 꼽지 못한다.
그들도 하루에 한 가지 정도를 제외한 나머지는 중요하지 않는 긴급한 일에 시간을 쓴 것이다. 나도 12년 전에는 운동이나 독서할 시간도 없이 매주 100여 건의 활동으로 눈코뜰새없이 바빴다. 그러던 중 나는 그 수많은 일들을 다음의 4가지 카테고리로 분류해 보았다.
1. 긴급하고도 중요한 것 회의, 강의 보고서 작성 중요한 전화 중요한 방문객 면담 긴급 상황 해결
2. 긴급하지 않지만 중요한 것 운동, 전공공부 독서, 신문, 텔레비전 시청 내주의 회의, 강의 준비, 가족들과의 시간, 내주 제출 보고서 작성
3. 긴급하지만 중요하지 않은 것 중요하지 않는 전화 불시 방문객 면담 중요하지 않은 회의 친구들에게 끌려가 놀기 부하들이 해도 될 일을 직접하기
4. 긴급하지도 중요하지도 않은 것 지나친 텔레비전 시청 (외국 축구) 무료함을 달래기 위한 활동들 시간 소일거리 오락 지나친 음주 부하들에게 꾸중, 간섭, 잔소리
나는 놀랍게도 활동가능 시간의 65%를 카테고리 Ⅲ과 Ⅳ, 즉 중요하지 않는 것에 쓰고 있었으며 중요한 Ⅰ과Ⅱ에는 35%밖에 안 쓰고 있었다. 특히 60%를 긴급한 카테고리 Ⅲ에 쓰고 있었으며 중요한 카테고리Ⅱ에는 10%의 시간만 쓰고 있었으니 사전 준비나 자기 계발의 시간도 없이 항상 바쁘기만 했던 것이다.
또 종종 세미나 참가자들에게 “만일 당신이 매일 3시간을 더 갖게 된다면 하고 싶은 것이 무엇이냐?”고 물으면 대부분의 임직원들은 운동, 전공 공부, 독서, 준비, 가족과의 시간 등이라고 답한다. 그들이 답한 거의 전부는 카테고리Ⅱ, 즉 긴급하지는 않지만 중요한 것들을 말하는 것이다.
긴급성에 중독되어 있기 때문에 평소에는 이런 것들을 많이 못하고 있지만 중요하다고 생각하고 있기에 3시간을 더 준다면 하겠다고 나서는 것이다.
어떤 임직원들은 카테고리Ⅱ의 활동들에 5%의 시간도 할애하지 못하고 카테고리Ⅰ과 Ⅲ에 모든 시간을 쓰고 있다. 카테고리Ⅰ이야 필수의 활동이지만 문제는 카테고리 Ⅲ에 많은 시간을 낭비하고 후회하는 것이다.
급변하는 정보사회에 살면서 업무나 활동의 중요성에 따라 선별해서 시간을 쓰지 않고 긴급하게 닥쳐오는 순서에 따라 생활을 하고 업무를 하다보니 항상 시간에 쫓기게 되고 별로 성취한 것 없는 삶을 살게 되는 것이다. 내가 어릴 때 성장했던 농경사회에서는 전기, 전화, 텔레비전, 컴퓨터, 자동차가 없었기에 매일의 활동 가능 종목이 열 가지도 채 안 되었다. 회의도, 보고서도, 계속 울려대는 전화도 없었으니 단순한 몇 가지 일이나 활동들을 긴급성 위주로 차례대로 실행해도 여유가 있었고 바쁘지 않았던 것이다.
그러나 우리는 짧은 기간 동안 산업사회를 거쳐 정보사회로 변모한 이 순간에도 농경사회 식의 시간 관리를 하고 있으니 항상 바쁘기만 했지 이루어 놓은 것은 별로 없는 긴급성 중독자가 될 수밖에 없었던 것이다.
나는 다행히도 그 때 인생·시간 관리 세미나에 참석하고 정보시대의 시간 관리, 즉 긴급성에서 해방되어 중요성 위주의 시간 관리를 하기 시작했다. 물론 그것은 나와의 싸움이었으며 사회 압력(체면)으로부터 독립 선언을 한 다음에야 가능한 것이었다.
그 세미나를 통하여 우리 세계인들은 매일 24시간을 공짜로 받아 60억 가지의 각각 다른 방법으로 하루를 보내고 있다는 사실과 선진국의 정보사회에 사는 상당수의 사람들이 후진국에 사는 사람들이 하는 농경사회의 시간 관리를 함으로써 나와 같이 긴급성의 노예가 되어 있음을 깨닫고 크게 변하기 시작했다. 나는 그 때부터 “시간이 없다”라는 말을 하지 않았고 직원들이 그런 말을 하면 “나는 매일 24시간을 가지고 있으나 그것을 엉망으로 써서 낭비하고 있다”라고 말하라고 농담을 하곤 했다.
그 세미나는 나의 인생에서 무엇이 중요하고 중요하지 않는가를 판별할 수 있는 가치관을 확립할 수 있게 해 주었고 그것에 따라 카테고리Ⅲ과 Ⅳ를 과감하게 줄일 수 있었다.
그 전까지는 별로 친하지 않은 대학동창의 모친상에 문상을 가서 친구들을 만나면 밤을 새며 고스톱을 치다가 그 뒷날까지 업무를 제대로 못했고, 동료 압력으로 술집에 가서는 2차, 3차까지 이끌려 다니다가 그 뒷날이면 후회하곤 했으며 외국 축구 경기를 보느라 밤을 새웠고 사무실에서는 불시 방문객을 쉽게 물리치지 못하고 중요한 일을 자꾸 미루곤 했었는데 그런 것들을 과감하게 없애거나 줄일 수 있었던 것이다.
그 결과로 나는 위와 같은 카테고리Ⅲ의 활동들을 매일 3∼4시간 정도 덜하게 되었으며 그 시간을 카테고리Ⅱ의 활동들, 즉 평소 중요하다고 생각하고 있었으나 긴급성 중독으로 항상 미루어 왔던 일을 할 수 있게 된 것이다.
결국 “3시간을 더 주면 무엇을 하겠습니까?”라는 질문에 나온 답들을 실행에 옮길 수 있었던 것이다.
긴급성 중독에 걸린 내가 중요한 것 위주로 시간을 쓰는 데는 엄청난 자신과의 싸움이 기다리고 있었다. 다행히도 나에게는 중요한 일들만 골라서 할 수 있게 해 주는 비서실장(?)이 있어서 매일 반복되는 나와의 싸움에서 승리할 수 있도록 도와주었다.
‘플래너’라는 비서실장은 자기 관리 도구로서, 매일 아침에 일어나 오늘 해야 될 중요한 일을 점검할 수 있게 해 주고 일과 중에도 플래너를 활용하면 5년 후에 생각해도 꼭 했어야 될 일들만 할 수 있게 도와준다.
우리 회사 임직원들은 모두 플래너를 쓰는데, 그 후로 생산성이 30∼80% 정도는 향상된 듯하고 우리 다섯 가족도 모두들 생산성이 60∼90%나 향상되었다고 좋아한다.
금년 초에는 가족 모두가 긴급성 환자들이 할 수 없는 세 가지를 연말에 발표하자고 했는데 금년에 환갑인 나는 등산 60회, 책 발행 3권, 일주일에 선행 70회를 했다고 12월 말 가족회의에서 발표할 것이다.
긴급성의 노예에서 해방되어 가장 중요한 것들, 즉 소중한 것 위주로 생활을 하는 것이 여유 있고 많은 것을 성취할 수 있는 지름길이다.
대단치는 않고, 위의 프랭클린 방법론을 제게 맞게 나름대로 응용해본 것입니다. (예전에 바로 저 위의 글을 읽고 나서 '이렇게 하면 되겠구나' 감탄하며 응용해본 것이죠.)
카테고리 1번에서 3번까지는 그대로 갑니다. 1번은 긴급하고도 중요한 일, 2번은 긴급하진 않지만 중요한 일, 3번은 긴급하지만 중요하지 않은 일 이렇게요. 4번은 주로 제 개인 홈페이지, 혹은 여러 취미 생활에서 해야 할 일들을 쓰고, 5번은 'Don't forget'정도로 사용하고 있습니다.
실례를 들자면 이렇죠. 저는 대학원 석사 과정에 재학 중인데..
1번에는 당장 그 주의 세미나를 위해 혹은 공부와 관련해서 선생님이 곧 보자고 얘기해놓은 그런 것들을 올려둡니다. 주로 2-3일에서 일주일내로 코앞에 닥친 일들을 적어둡니다.
2번에는 길게 잡아서 제가 한달 혹은 그 이상, 가장 멀게는 석사 학위를 마칠때까지 해야 할 긴 시간을 두고 해야할 일들이 들어갑니다. 어떤 책의 어느 부분을 읽어서 특정 분야에 대해 지식을 쌓아둔다라던가, 샘플 처리를 언제까지 하겠다라던가.. 그런 식의 일종의 '내공쌓기'에 해당하는 일들을 2번에 지정해둡니다.
3번에는 잡무(-_-)를 넣어둡니다. 제 개인과는 그다지 관련없지만, 연구실 전체가 돌아가기 위해서 해야 할 일이라던가, 선생님이 급하게 필요로 하는 것들이라던가, 과사무실과 뭔가를 해야한다거나 기타 등등. 참 탐탁치 않지만 실제로 하나 둘 쌓이게 보면 꽤 많은 양의 일이고. 어차피 해야 할 것이라면 최대한 효율적으로 빨리 해치우고 1, 2번의 일들을 하는 게 좋겠지요. (3번에 to do가 하나씩 늘어갈때마다 기분도 매우 안 좋아지긴 합니다만. )
4번은 사실 제게는 활용도가 좀 떨어지는 곳입니다. '긴급하지도 않고 중요하지도 않은' 일을 굳이 적어가며 관리할 필요까지야 없겠지요. 홈페이지를 이렇게 바꿨으면 좋겠다거나 새로운 음반이나 서적 소식을 들었을때 구매희망리스트에 올리는 정도로 활용하고 있습니다.
5번은 'Don't Forget'으로 활용하고 있습니다. '오늘 집에 가서 A를 갖고 와야지.'라던가 'B라는 사람이 C를 빌려달랬어.'라던가. 이런 것들도 잘 정리해두면 꽤 편하더군요.
이런 식으로 지정해놓고 기본 내장 todo로 한 번 주욱 훑어보면, 나름대로 빠뜨리는 일없이 하게 되더군요. 이런 식으로 todo를 관리하기 시작한 후로는 조금은 숨이 놓였습니다.
대학원이라고 쓰긴 했지만. 대부분의 학부생들에게도 어느 정도 유용한 팁이 아닐까 생각해봅니다. - Asuwish