Palm을 어떤 용도로 사용하십니까? 하고 누군가 물어오면 저는 늘 일정과 할일을 관리하는데 주로 사용한다고 대답합니다. 물론 사전, 주소록, 계산기, e-book, Avantgo를 이용한 off-line web browser등 헤아릴 수 없을만큼 다양하고 강력한 응용프로그램을 다룰 수 있기에 작은 컴퓨터라고 해도 손색이 없지만 매일, 자주 사용하는 빈도수로 볼 때 일정 및 할일 관리가 주요기능중 하나라고 생각합니다.
제가 Palm을 처음 갖게 된 계기는 Hyrum Smith의 '성공적인 시간 및 인생관리를 위한 10가지 자연법칙'이라는 책을 우연히 읽고 나서, Franklin Planner를 2년쯤 사용하다가 Palm을 구입했습니다. 물론 저는 그 책이나 Franklin Covey사와 아무런 이해관계가 없음을 미리 밝혀둡니다. 여기서는 제가 사용하고 있는, DateBK5의 다양한 기능과 Franklin 기법을 적용한 일정과 할일 관리 방법을 소개함으로써 필요로 하는 분들께 도움을 드리고자 하는 것 뿐입니다.
사실 얼마 전까지는 ActionNames를 사용해왔습니다만 DateBK에서 제공하는 Flaoting Event와 Advance, Saved Views 그리고 Link 기능등이 제게 필요한 기능을 모두 제공해 줄 수 있어서 최근 바꾸게 되었습니다.
DateBK을 설치하고 나서는 정재목님께서 운영하시는 PalmWiki의 활용팁에 링크되어 있는 DateBK cookbook 및 Jeff Kirvin의 Planning 기법등을 읽고 아이디어를 얻었고 제 나름대로 좀더 편리한 방법을 찾아서 만족스럽게 사용하고 있으며, 누군가 이런 기능을 필요로 하지 않을까 해서 공유하고 싶은 마음에 이렇게 글을 쓰게 되었습니다.
우선 제 방법은 Jeff Kirvin이 제시한 Franklin planning기법에 기초를 두기 때문에 처음 들어보시는 분들께서는 위에 얘기한 cookbook 의 planning부분 (http://cookbook.gmxhome.de/cookbook/datebk-cookbook.html#16
)과 Jeff Kirvin의 글들(http://www.writingonyourpalm.net/column000104.htm, http://www.writingonyourpalm.net/column000522.htm )을 먼저 읽어보시는 게 도움이 될겁니다.
Jeff Kirvin의 경우 Arranger와 같은 Outliner와 DateBK을 함께 사용해서 Franklin 기법의 사명서(Mission statement), 지배원칙/가치(Governing Principles/Values), 역할(Roles) 그리고 장기목표(Long Range Goals)를 연동해서 볼 수 있고 ToDo와 Events (시간이 정해져 있는 약속등)를 관리하고 계획하는 방법을 제시하고 있습니다.
하지만 외부 Outliner를 사용한다는 것은 어쩐지 복잡해지는 기분이 들더군요. 그래서 DateBK에서 모든걸 다 할 수는 없을까 궁리 끝에 다음과 같이 응용할 수 있게 되었습니다.
사명서와 지배가치 그리고 역할은 매일아침 한번씩 읽어서 마음에 되새기는 것으로 자주 수정할 필요가 없는 내용입니다. 따라서 이것을 굳이 outliner에 넣어서 링크시킬 필요가 없습니다. 따라서 그냥 메모장에 '사명서' 와 같은 이름으로 메모를 만들어 이 안에 자기만의 사명서와 지배가치 그리고 역할을 적어두고, DateBK의 floating event에 링크시킵니다. 그럼 어플을 왔다갔다 하는 느낌 없이 노트를 여는 것과 마찬가지로 열어보고 바로 닫고 할 수 있습니다. 그리고 노트에는 Weekly compass를 작성합니다. 즉, 노트에 그 주에 자기자신을 단련시킬 Sharpen the saw를 적고 그 아래에 그 주에 특히 신경써야 할 역할과 세부 내용을 간단히 적습니다.
물론 Franklin 기법을 사용하고 싶지 않은 분들도 이 방법을 유사하게 사용할 수 있습니다. 즉, 메모에 늘 자신이 각오를 새롭게 하고싶고 늘 염두에 두고싶은 철학과 같은 것이 있으면 적어두면 될 것이고, 노트에는 그 주에 잊지 말아야 할 일등을 적어두면 됩니다.
여기서 한가지 생각할 점은 이 floating event를 template으로 만들어 두면 편리하다는 것입니다. 즉, 사명서는 메모에 있으므로 매주 변하는 것이 아니지요. 하지만 Weekly compass는 매주 변할 수 있는 내용이고, 이를 매주 남겨두면 기록의 의미도 있을겁니다. 따라서 template을 만들때 노트에는 제목만을 나열해둔 상태에서 만들면 편리합니다. 제 경우 노트에 다음과 같이 template이 만들어져 있습니다.
====== Sharpen the Saw ====== Social: Training: Emotional: Physical: Role: Role: Role: Role:
위에서 Sharpen the Saw의 네가지 항목은 원래의 것이 아니고 제가 항목을 제 나름대로 바꾼것입니다. 첫글자를 따면 Step이 되는데, 매일 한발한발 나아간다는 의미로 나름대로 생각하고 있습니다.
이 event는 일주일동안 daily view의 맨 위줄에 따라다니다가 주말에 이 event를 한번 훑어보고 done으로 체크하면 그 날짜에 이 event가 남을 것입니다.
그리고나서 새로운 mission을 template으로 생성하고 weekly compass에 다음주에 자신을 단련시키고 염두에 둘 역할들을 써두면 다음주에 또 매일 따라다니는 floating event가 되는 것입니다.
Jeff Kirvin이 언급한 바와 같이 ToDo의 5 Priorities를 Franklin 기법에 의한 우선순위와 master task로 분류할 수 있습니다. 즉, 1은 중요하고 급한일, 2는 중요하지만 급하지 않은일, 3은 중요하지 않지만 급한일, 4는 중요하지도 않고 급하지도 않은 일에 할당하면 되고 5는 미분류 항목, 즉 언젠가 해야 할일 정도로 분류할 수 있습니다. 여기서 한가지 염두에 둘 일은 보통 사람들은 2 보다는 3의 분류에 해당하는 일을 먼저 하는데, 그러다 보면 정말 중요한 일을 할 수 없게 된다는 점입니다. 따라서 늘 중요도 3의 일보다는 2의 일을 더 먼저 할 수 있도록 노력해야 합니다. 제 경우 할일을 적을 때, 날짜와 중요도가 즉시 정해지는 것 외에, 언젠가 해야 할일에는 5를 할당하는데, preference에서 자동으로 새로운 ToDo를 중요도 5와 카테고리 Unfiled로 설정되도록 해 두었습니다. 그리고 이런 항목이 생성될때 중요도나 카테고리에는 신경쓰지 않고 날짜만 그 주의 토요일로 해두었다가 주말에 주간계획을 세울때 검토해서 분류해 주면 됩니다.
주말에는 30분이나 1시간 정도 시간을 내서 그 주에 한일과 못한 일등을 정리하고, 다음주를 계획합니다. 다음과 같은 순서로 하면 빠짐없이 검토할 수 있습니다. 저는 매주 토요일에 반복되는 ToDo item으로 'planning'이 있는데, 이 item의 노트에 다음 내용을 적어두었습니다.
[1] 사명서, 지배원칙/가치, 장기목표 및 역할 (floting event의 링크메모) 읽어보기 [2] Weekly compass (floting event의 노트) 읽어보기 [3] Floating event 체크 [4] Template 이용, 새로운 floating event 생성, weekly compass 내용 입력 [5] 이번주에 한일과 events 검토, 반성 [6] unfiled ToDo (saved view 이용) 검색, 분류(중요도, 날짜등) [7] 기념일 (saved view로 정재목님의 Happydays로 생성된 기념일 검색) 검색, 다음주 약속 또는 할일 생성 [8] 장기계획 (floting event의 링크메모) 검토, 새로운 ToDo와 event 생성 [9] 다음주 weekly compass의 역할에 따른 event나 ToDo 생성 [10] 다음주 일주일동안 일을 균형있게 배분
매일아침 5분정도면 그 날의 계획을 세우고 검토할 수 있습니다.
[1] 사명서, 지배원칙/가치, 장기목표 및 역할 (floating event의 링크메모) 읽어보기 [2] Weekly compass (floating event의 노트) 읽어보기 [3] 어제 일중 못다한 일 다시 일정 조정 [4] 오늘의 ToDo 우선순위 결정, 약속 검토이렇게 하면 DateBK만으로 planning을 할 수 있습니다. 이 글이 도움이 되는 분이 있기를 바라며, 더욱 개선된 아이디어에 대해 서로 공유되길 바랍니다.
from 전진석 mailto:ds2dys@yahoo.com
